ADOBE ACROBAT 9 PROFESSIONAL: Sáquele más provecho a esta valiosa aplicación

Por: Jorge Pérez

Ingeniero de Soluciones Adobe

1.- PERMITA HACER COMENTARIOS A CUALQUIER DOCUMENTO

Usted puede permitir que cualquiera que tenga el software gratuito Adobe Reader 9 tenga acceso a las herramientas de comentarios, marcas y análisis de cualquier documento PDF. Solo abra el documento PDF en Acrobat 9 y seleccione el comando Enable for Commenting and Analysis in Adobe Reader desde el menú Comments y luego guarde el PDF antes de enviarlo.

2.- AGREGUE NUEVAS CAPAS

Para agregar capas adicionales a un PDF existente, primero abra el panel de navegación de Capas (View>Navigation Panels>Layers), luego haga clic en el botón Options en el panel y escoja Import as layer. Si el documento PDF a importar también tiene capas, las mismas serán preservadas si usted escoge Copy Layers from Source bajo la sección Import Options del diálogo.

3.- INFORMACIÓN DE CONTENIDO AL INSTANTE

Una fácil manera de ver la información acerca de una pieza de contenido en la página, incluyendo texto, es usar el diálogo Output Preview (Advanced>Print Production>Output Preview) y seleccionar Object Inspector en la lista Preview. Haga clic en un objeto en la página y el diálogo mostrará una cantidad de información útil acerca de ese objeto y el resto de los elementos en el orden del lugar en el que usted hizo clic.

4.- MANTENGA SELECCIONADA LA HERRAMIENTA DE COMENTARIOS

Para mantener seleccionada una herramienta de comentario o marca luego que la ha usado, abra la barra Properties (Command-E [Ctrl-E en una PC]), haga clic en una de las herramientas en la barra Comment & Markup y luego marque la opción Keep Tool Selected en la barra Properties. Usted tendrá que repetir este paso por cada herramienta de comentario o marca que desee mantener seleccionada luego de usarla.

5.- SEA UN CRÍTICO DE CINE

Puede comentar en un video Flash integrado en Acrobat 9 (o en Reader 9 si el documento ha sido establecido para comentarios). Detenga el video en el lugar que desee y luego coméntelo con una herramienta cuando vea un borde verde alrededor del video. Se asociará un código de tiempo a cada comentario, que aparecerá en la nota pop-up. Usted puede ir hacia delante o hacia atrás en el video desde el panel de comentarios.

6.- LIMPIE FORMULARIOS EN UN INSTANTE

Es posible que usted quiera probar cómo funcionan los campos en un formulario que esté desarrollando. Para limpiar todos los campos, solo seleccione Forms>Clear Form.

7.- ORDENE LOS ARCHIVOS A SU GUSTO EN SU PDF PORTFOLIO

Para re-organizar los archivos en un PDF Portfolio, seleccione Modify>Edit Portfolio desde la parte superior de la ventana del documento. Seleccione Specify File Details desde el panel Edit PDF Portfolio a la derecha. Bajo Columns to Display, seleccione Number en el menú que se despliega, ingrese un nombre en el campo de texto y luego haga clic en el icono de suma para agregar una nueva columna. Haga clic en la nueva columna por cada archivo para agregar valores que reflejen el orden que usted desea seguir. Seleccione su nueva columna desde el menú desplegable Initial Sort en el panel Specify File Details.

8.- EDITE ARCHIVOS EN PDF DENTRO DE UN PDF PORTFOLIO

Luego que ha creado un PDF Portfolio, si usted necesita editar cualquiera de los archivos que lo componen, solo haga Control-clic (clic derecho en PC) en el archivo y seleccione Open File in Native Application. Edite el archivo y, cuando lo guarde y cierre, el archivo modificado será actualizado automáticamente en el documento PDF Portfolio.

9.- SUPERE LAS LIMITACIONES DEL CORREO ELECTRÓNICO

Muchas organizaciones tienen limitaciones en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos. Tanto Acrobat como Reader 9 cuentan con una conexión a Acrobat.com, que le permite cargar y compartir su documento por medio de un URL particular, en lugar de distribuir un correo electrónico con archivos adjuntos. Seleccione File>Collaborate>Share Documents en Acrobat.com. Ingrese usando su Adobe ID gratuito y contraseña y Acrobat le guiará en todo el proceso: cuál archivo compartir y con quien compartirlo. Luego Acrobat cargará el archivo a Acrobat.com y enviará a los destinatarios un correo electrónico automático con el URL de acceso al archivo.

10.- CONFIGURE LA VISTA PREFERENCIAL PARA VIDEO Y FLASH

Cuando usted integra un video u objeto Flash en un documentos PDF, puede controlar la manera en que aparecerá cuando el destinatario abra o imprima el documento. Al importar el objeto multimedia (usando una de las herramientas bajo Tools>Multimedia), seleccione Show Advanced Options en el diálogo Insert Video y escoja una opción para Poster Image. Puede usar un cuadro del video; la vista pre-configurada de la aplicación Flash; o bien especificar un archivo PDF, JPEG, BMP. GOF o PNG para aparecer como vista preferencial.