Bogotá, Colombia. 2009. El municipio de Soacha es pionero, en Colombia, en la adopción de la Tecnología de Información y de Comunicaciones para agilizar las matrículas de los colegios. Gracias a un sistema de información de matrículas en línea y la implementación de una red metropolitana Wi-Fi mejoró la eficiencia de los procesos de acceso a los servicios educativos por parte de los usuarios y logró que cada estudiante tuviera la opción de seleccionar su colegio, obtener un cupo, realizar su matrícula, sin filas, sin congestiones, con un solo trámite y en tiempo real.
Para el desarrollo de esta solución, el municipio de Soacha escogió a COLVATEL como único proveedor e integrador. Es así como se desarrolló y entregó un sistema de información para la administración y gestión en línea, un sistema de información geográfica de los 64 establecimientos oficiales del municipio de Soacha, una infraestructura de acceso, conectividad y soporte para el sistema a implementar, un centro de gestión y el servicio de hosting dedicado.
Para el Ex - secretario de Educación de Soacha, Juan Miguel Méndez, el contar con este sistema único a nivel nacional trajo varios beneficios como “la transparencia en la adjudicación de los cupos, el reporte a tiempo al Ministerio de Educación, planeación de la inversión por parte de la Secretaría de Educación de los recursos transferidos a los colegios oficiales del municipio, control de la cobertura de los colegios, sistema georeferenciado de matrículas en línea y el beneficio más importante: la agilidad y facilidad en el momento de adelantar la matrícula.” Ahora, 121.000 estudiantes cuentan con este soporte tecnológico que mejora la eficiencia de los procesos de acceso a los centros educativos.
El beneficio para la Secretaría de Educación de Soacha, además de los mencionados, fue conocer rápidamente el número de matriculados por institución, a nivel municipal, tanto en el sector oficial como en el privado, generando reportes en tiempo real al Ministerio de Educación Nacional. Esta oportunidad en la entrega de la información le permitió al municipio obtener recursos importantes, transferidos por el Ministerio de Educación, que facilitaron la planificación e inversión. “Este logro, unido a las ventajas para los usuarios, son razones contundentes para que otras Secretarías de Educación se encuentren interesadas en replicar el modelo. La gestión que duraba ocho meses se pudo llevar a cabo en un mes” comentó el Juan Miguel Méndez.
“COLVATEL ha sido el mejor socio estratégico, pues no sólo fue innovador con un modelo exitoso que respondía a una necesidad particular, sino que dio soporte permanente en su desarrollo, implementación y ejecución en un tiempo record, de manera eficiente y eficaz. La experiencia vivida da tranquilidad y argumentos para seguir contando con su acompañamiento como socio tecnológico dentro del plan de crecimiento, renovación y modernización tecnológica.”Es importante mencionar el cambio cultural que genera la solución pues permite desarrollar procesos y formas de operar en donde la tecnología está al servicio de la comunidad, prima la comodidad para los usuarios, la oportunidad de respuesta y la cobertura, lo que propicia cercanía con la comunidad. “COLVATEL hizo realidad un sueño, nos ofreció una solución que permitió reinventarnos, innovar y ser partícipes de los múltiples beneficios que nos ofrece la tecnología” concluyó el Ex - secretario de Educación de Soacha.
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